Emerge ovvia una domanda: per tutti i clienti che proprio non vogliono ricevere altro che la carta oppure che continuano a inviare documenti cartacei, è necessario conservare processi diversi, legati al “canale” che preferiscono, analogico piuttosto che digitale?
Assolutamente no.
L’idea vincente è quella di uniformare un unico processo sul ciclo più efficiente, ovvero quello digitale. E agire, sulla documentazione in ingresso, per ridurre la percentuale della documentazione destrutturata/cartacea e, su quella in uscita, per evitare di stamparla su richiesta dei clienti.
Questo obiettivo si consegue usando due leve:
Come già anticipato, non di sole Fatture si compone il Ciclo dell’Ordine (per esempio, il Documento Di Trasporto – DDT – è normativamente completamente digitalizzabile proprio come lo sono le Fatture) e le medesime caratteristiche proprie del documento Fattura – elettronico ed elaborabile dai sistemi – possono essere applicate a tutta la documentazione legata a Ordini e Consegne.
In questo modo, si può istaurare un “flusso digitale” tra partner di business che alimenta i sistemi interni in modo semiautomatico, velocizzando e semplificando i processi di riconciliazione.Fare Fatturazione elettronica richiede di impostare alcuni processi interni per assicurarsi di produrre Fatture in formato digitale.
In alcuni settori esistono già da anni formati standard efficaci e diffusi. Da poco, sono inoltre disponibili nel nostro Paese anche altri formati, decisamente pervasivi e cross settoriali: il Tracciato Fattura_PA per le Fatture da inviare alle PA italiane e il tracciato PEPPOL (basato su UBL, sviluppato da un progetto Europeo), adottato con legge regionale in Emilia Romagna per tutti i documenti del ciclo Ordine-DDT-Fatturazione nelle relazioni tra Regione, Enti Sanitari e fornitori.
informare e convincere i clienti che la norma consente (e incentiva) da tempo l’invio e la gestione dei formati elettronici – e non cartacei;
adottare soluzioni di Intelligent Data Capturing (ormai molto performanti) che trasformano semi-automaticamente documenti destrutturati in ingresso in dati strutturati, da incanalare nel flusso digitale.
